Rück­stel­lungen

Als buch­füh­rungs­pflich­tiger Unter­nehmer, der einen Jahres­ab­schluss nach den Vorschriften des HGB erstellt, können bzw. müssen Sie in bestimmten Situa­tionen Rück­stel­lungen in Ihrer Bilanz auf der Passiv­seite ausweisen.

Rück­stel­lungen stellen finan­zi­elle Verpflich­tungen dar, bei denen unge­wiss ist, ob bzw. in welcher Höhe sie in Zukunft anfallen werden.

Aufgrund dieser Unge­wiss­heit unter­scheiden sich Rück­stel­lungen von Verbind­lich­keiten, also z.B. von der Verpflich­tung zur Rück­zah­lung eines Darle­hens an die Bank, da im Falle des Darle­hens gewiss ist, dass die Schuld in einer fest­ste­henden Höhe zurück­zu­zahlen ist.

Rück­stel­lungen sind z.B. für Gerichts­pro­zesse zu bilden, die bei einer Nieder­lage Zahlungs­ver­pflich­tungen begründen können oder bei Pensi­ons­zu­sagen an Mitar­beiter z.B. den Geschäfts­führer einer GmbH.

Insbe­son­dere bei Verpflich­tungen, die der Höhe nach unge­wiss sind, besteht bei der Bilan­zie­rung ein gewisser Spiel­raum bei der Bewer­tung der Rück­stel­lungen.

Steu­er­lich wirkt sich die Bildung von Rück­stel­lungen gewinn­min­dernd aus, da durch die Auswei­sung auf der Passiv­seite die gleiche Wirkung eintritt wie bei der Bilan­zie­rung einer Verbind­lich­keit. Durch den gerin­geren Gewinn entsteht auch eine gerin­gere Steu­er­last.

Umge­kehrt wirkt die Auflö­sung von Rück­stel­lungen gewin­n­er­hö­hend und führt damit zu einer höheren Steu­er­last.

Aus der Unge­wiss­heit, mit der die Rück­stel­lungen verbunden sind, können sich zahl­reiche Schwie­rig­keiten bei der steu­er­li­chen Bewer­tung ergeben.

Beispiel: Sie sind Bauun­ter­nehmer in Lüne­burg. Bei einem im Jahr 2023 durch­ge­führten Auftrag mit einem Volumen von 100.000 EUR kommt es zu Rekla­ma­tionen des Kunden. Dieser macht in einem Schreiben im Dezember 2023 deut­lich, dass er gesetz­liche Gewähr­leis­tungs­rechte geltend machen möchte und hat ange­kün­digt, von der bereits bezahlten Rech­nung 10.000 EUR zurück­zu­ver­langen. Zu einer Rege­lung der Ange­le­gen­heit kommt es im Dezember nicht mehr. 

Damit ist eine Rück­stel­lung in Höhe von 10.000 EUR in der Bilanz des Jahres 2024 zu bilden, wenn nicht sicher ausge­schlossen werden kann, dass der Kunde mit seiner Forde­rung im Recht ist.

Die Rück­stel­lung ist dann in einem späteren Jahr aufzu­lösen, in dem die Unge­wiss­heit entfällt., Das ist dann der Fall, wenn entweder die Rück­zah­lung in Höhe von 10.000 EUR entsteht (dann erfolgt die Auflö­sung steu­erneu­tral, da sich Aufwand und Rück­stel­lungs­auf­lö­sung gegen­seitig aufheben) oder wenn fest­steht, dass tatsäch­lich kein Rück­zah­lungs­an­spruch des Kunden besteht, z.B. weil der Kunde verzichtet (dann entsteht durch die Auflö­sung der Rück­stel­lung eine gewin­n­er­hö­hende Wirkung und damit höherer zu versteu­ernder Gewinn).

Neben einer solchen einzel­fall­be­zo­genen Rück­stel­lung kommen gege­be­nen­falls auch pauschale Gewähr­leis­tungs­rück­stel­lungen in Betracht, die sich an der Höhe der Umsätze orien­tieren. Diese sollte mit einer nach­voll­zieh­baren Daten­grund­lage aus den Vorjahren ermit­telt und regel­mäßig über­prüft werden.

Über­höhte Rück­stel­lung sind oft ein Streit­punkt in Betriebs­prü­fungen. Wenn von Seiten des Finanz­amts unter­stellt wird, dass die Rück­stel­lungen vorsätz­lich zu hoch ange­setzt wurden, droht zudem ein Steu­er­straf­ver­fahren.