GoBD

Was heißt GoBD?

GoBD ist die Abkür­zung für „Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wah­rung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“. Dies ist der Titel eines Schrei­bens des Bundes­mi­nis­te­riums der Finanzen (BMF) vom 14.11.2014. Das BMF hat das Schreiben mit Datum vom 28.11.2019 aktua­li­siert.

Was heißt GoBD für Sie als Unter­nehmer?

Für Ihre Buch­füh­rung als Unter­nehmer wurden mit den GoBD keine neuen gesetz­li­chen Rege­lungen geschaffen. Mit dem Schreiben hat die Finanz­ver­wal­tung jedoch fest­ge­legt, wie die klas­si­schen Buch­füh­rungs-, Aufzeich­nungs- und Aufbe­wah­rungs­pflichten im digi­talen Zeit­alter erfüllt werden müssen, um die Finanz­ver­wal­tung in die Lage zu versetzen, die entspre­chenden Daten und Doku­mente prüfen zu können.

In dem Zusam­men­hang hat sie wich­tige Verhal­tens- und Verfah­rens­weisen fest­ge­legt, die Sie als Unter­nehmer berück­sich­tigen müssen, um den Anfor­de­rungen der Finanz­ver­wal­tung gerecht zu werden.

Kern dieser Anfor­de­rungen ist es, dass alle wesent­li­chen Infor­ma­tionen, die Ihr Unter­nehmen betreffen, in über­sicht­li­cher und nach­voll­zieh­barer Weise gespei­chert bzw. abge­legt werden. Hinsicht­lich der digital verar­bei­teten Daten geht es  zudem insbe­son­dere darum, dass keine nach­träg­li­chen Verän­de­rungen vorge­nommen werden können, ohne dass die Verän­de­rung selbst nach­voll­ziehbar doku­men­tiert ist.

Was müssen Sie tun?

Die Finanz­ver­wal­tung verlangt von Ihnen, dass Sie die Vorge­hens­weise, mit der Sie die genannten Anfor­de­rungen erfüllen, in einem Hand­buch bzw. Leit­faden doku­men­tieren (Verfah­rens­do­ku­men­ta­tion) und dass Sie sich auch im Alltag an diese Doku­men­ta­tion halten.

Was passiert, wenn Sie das nicht tun?

Der Finanz­ver­wal­tung stehen umfang­reiche Möglich­keiten zur Verfü­gung, um zu prüfen, ob Sie Ihren steu­er­li­chen Pflichten und damit auch den GoBD-Pflichten nach­kommen (s. Betriebs­prü­fung).

Sollte dies nicht der Fall sein, kann der Prüfer Ihre Aufzeich­nungen anzwei­feln und statt­dessen Ihren Gewinn und damit auch die zu zahlenden Steuern schätzen. Dies kann für Sie zu erheb­li­chen Nach­teilen führen.

Beispiel: In Ihrem Einzel­un­ter­nehmen in Rostock findet eine Betriebs­prü­fung statt. Der Prüfer stellt fest, dass keine Verfah­rens­do­ku­men­ta­tion vorliegt, die den GoBD-Anfor­de­rung entspricht. Weiterhin findet er zwei Ausgangs­rech­nungen, die nicht korrekt verbucht wurden. Ihre Buch­füh­rung bzw. der entspre­chende Jahres­ab­schluss, die einen Gewinn einen Umsatz von 300.000 EUR und einen Gewinn von 75.000 EUR ausweisen, werden nicht aner­kannt.

Statt­dessen schätzt der Prüfer den Umsatz auf 400.000 EUR und den Gewinn auf 100.000 EUR. Auf die 25.000 EUR, die sich als Diffe­renz zu dem von Ihnen ermit­telten Gewinn ergeben, müssen Sie rund  9.000 EUR zusätz­lich an Ertrag­steuern (Gewer­be­steuer bzw. Einkom­men­steuer) zahlen. Zudem werden rund 19.000 EUR als zusätz­liche Umsatz­steu­er­zah­lung auf die höher geschätzten Umsätze fest­ge­setzt. Sie haben damit insge­samt 28.000 EUR an zusätz­li­chen Steuern zu zahlen, die allein auf der Hinzu­schät­zung durch das Finanzamt beruhen. Dabei ist zu beachten, dass diese Schät­zung sich nur auf ein Jahr bezieht. Sollten Fehler über einen längeren Zeit­raum fest­ge­stellt werden, wird die Nach­zah­lung entspre­chend verviel­fäl­tigt.

In diesem Beispiel für den regel­mäßig bei einer Außen­prü­fung unter­suchten Zeit­raum von drei Jahren, also 84.750 EUR.

Der Verstoß gegen die GoBD soll nach Auffas­sung des Finanz­amts dazu führen, dass die Buch­füh­rung nicht mehr formell ordnungs­gemäß ist. Unter bestimmten Voraus­set­zungen, die das Finanzamt im Rahmen einer Betriebs­prü­fung oftmals sehr schnell als erfüllt betrachtet, berech­tigt die formell nicht ordnungs­ge­mäße Buch­hal­tung das Finanzamt zu einer Schät­zung.

Je nach Ausmaß der Verstöße gegen die Ordnungs­mä­ßig­keit und je nach Schät­zungs­me­thode und Schät­zungs­höhe kann auch aus der Betriebs­prü­fung heraus die Steu­er­fahn­dung einge­schaltet und ein steu­er­straf­recht­li­ches Ermitt­lungs­ver­fahren wegen Steu­er­hin­ter­zie­hung einge­leitet werden.